Information om avgiftsjustering för Världsscoutjamboreen 2023
Världsscoutjamboreen i Sydkorea är nu mindre än ett år bort. 50 000 scouter från hela världen kommer att mötas för att uppleva äventyr och skapa en bättre värld tillsammans.
Jamboreen genomförs under en tid då det är viktigare än någonsin att mötas över gränser. Den globala Coronapandemin och kriget i Ukraina är två exempel som visar hur skört banden mellan länder och människor kan vara. En världscoutjamboree stärker istället de banden.
Samtidigt påverkar omvärldens händelser även oss. Flygbranschen befinner sig i en svår situation som en följd av kriget och pandemin, och priset för flygbiljetter skenar. Vi har gjort allt vi kunnat för att de kraftigt ökade priserna inte ska drabba deltagaravgiften. Vi har ökat externa intäkter, budgeten har reviderats och vi har noggrant gått igenom alla kostnader. Men tyvärr räcker inte det och vi tvingas justera priset. Flygbiljetterna utgör en så stor andel av den totala budgeten för projektet, över 30%, att de påverkar väldigt mycket och det har medfört att vi måste höja priset för deltagande med max 10%.
Justeringen gör att deltagare kommer att behöva betala upp till 3 560 kronor mer i avgift. IST som valt rundresa kommer att behöva betala upp till 3 300kr mer. Avdelningsledarnas höjning blir upp till 2560kr. För IST som inte valt rundresealternativet påverkas inte priset, då de bokar sina egna flygbiljetter.
Den justerade avgiften kommer att faktureras i april eller maj 2023. Exakt hur stor höjningen blir beror på vad priset för flygbiljetter blir. Vi gör allt för att hålla den så låg som möjligt. Som mest kommer det alltså att bli en höjning på 10%.
Att behöva höja avgiften är väldigt tråkigt. Det är inget vi gör med lätthet. En världsscoutjamboree är en upplevelse för liven men vi vet även att det rör sig om mycket pengar för att delta. På vår hemsida har vi sammanställt tips på hur du kan få hjälp med finansieringen av avgiften.
Om prisökningen gör att du inte längre kan delta (som deltagare eller IST), behöver vi veta det omgående. Senast den 9 oktober ska du i så fall meddela det till oss genom att maila dina uppgifter till wsj2023@scouterna.se. Du kommer då få ytterligare information om hur du går vidare. Om du väljer att inte delta betalar vi tillbaka tidigare fakturerat belopp, förutom anmälningsavgiften. För dig som är avdelningsledare eller engagerad i CMT finns information i utskickat mail om hur du går tillväga om avgiften blir för betungande för dig.
Avslutningsvis vill vi ödmjukt be om ursäkt för att vi behöver justera priset. Vi befinner oss i ett exceptionellt läge orsakat av extrema händelser bortom vår kontroll. Vi ser runt om i Europa att de andra scoutorganisationerna har samma utmaningar som vi har med att boka biljetter. Världsscoutorganisationen och den Koreanska scoutorganisationen är mycket väl medvetna om läget, och försöker hitta sätt att påverka priserna från sitt håll. Vi hoppas att du fortsätter se fram emot att åka på ditt livs upplevelse i Korea nästa sommar. Det kommer att bli en fantastisk jamboree som vi kommer att få uppleva tillsammans.
Om du har några frågor eller funderingar kring detta är du varmt välkommen att kontakta oss. Du når oss enklast via mejl på wsj2023@scouterna.se. Här nedanför har vi samlat frågor och svar om avgiftsjusteringen. Där kan du läsa mer om bakgrunden till beslutet.
Tack för din förståelse!
Ps: inom kort kommer dina avdelningsledare att kontakta dig som är deltagare. Då kommer du få information om när det blir förträffar, vilka dina ledare blir och mycket annat spännande. Håll utkik!
Varför justeras priset?
Det finns två orsaker: Coronapandemin och kriget i Ukraina. Båda orsakerna har gjort att väldigt mycket i världen är väldigt osäkert just nu. Flygbolag behöver tex hitta nya vägar att flyga till Korea.
Så gott som allt flyg till Asien går normalt sett över Ryssland. Nu när det luftrummet är stängt tvingas flygbolagen ändra sina rutter till att flyga påtagligt längre söderut. Det ökar sträckan och ställer i vissa fall krav på mellanlandning. Dessa faktorer påfrestar kapaciteten för den globala flygtrafiken.
Pandemin medförde att stora delar av den globala flygtrafiken låg nere. Flygbolagens arbete med att komma igång igen pågår fortfarande. Vi ska boka över 2000 flygbiljetter koncentrerat till några få dagar. Det är i grunden en avancerad övning att få till, den här gången har den komplicerats ytterligare av två globala omständigheter bortanför vår kontroll.
Hur mycket dyrare blir det?
Det kommer att bli max 10% dyrare. Exakt hur mycket vet vi först när alla flygbiljetter är bokade. Den ökade kostnaden kommer att faktureras dig under våren 2023 (mars eller april).
De nya priserna är:
- Deltagare: 39 160kr (en höjning med 3 560kr)
- IST med rundresa: 36 300kr (en höjning med 3 300kr)
- Avdelningsledare: 28 160kr (en höjning med 2 560kr)
För vem gäller prisjusteringen?
Höjningen på max 10% gäller för alla. Det vill säga deltagare, ledare, IST som har valt rundresealternativet (funktionärer) och planeringsteamet (det som kallas CMT)
Vad har ni gjort och vad gör ni för att få ner priset på flygbiljetterna?
Vår resebyrå har daglig kontakt med en lång rad flygbolag, och vi följer den processen noggrant. Det är mycket täta kontakter och förhandlingar med alla berörda. Vi har ett mycket bra samarbete med resebyrån, och de delar vår bedömning att vi står inför ett exceptionellt läge vad gäller flygbiljetter.
Jag vet att bolaget XX brukar ha bra priser, har ni kollat med dem?
Vår Resebyrå undersöker möjligheten hos alla bolag som har möjlighet att genomföra den här typen av resa.
Går det att chartra ett flyg?
Vi har undersökt den möjligheten. Slutsatsen är att det inte skulle bli billigare, utan tvärtom påtagligt dyrare.
Varför är priset på biljetterna så viktigt?
Kostnaden för flygbiljetter är den enskilda största kostnaden i hela resan. Nästan 35% av budgeten. Avgiften till Korea motsvarar 26% och rundresan 20%.
Kan man inte dra ner på andra saker i resan för att göra det billigare?
Vi har gjort rejäla neddragningar inom hela projektet. Men flygbiljetterna står för nästan 35% av den totala budgeten så när priset för dem stiger så kraftigt är det svårt att kompensera fullt ut. Det är fortfarande viktigt att vi kan genomföra en trygg resa som verkligen ger en häftig, utvecklainde upplevelse. Att delta i en Världsscoutjamboree är ett minne för livet, och det kommer det att bli.
Vad gör ni för att på andra sätt minska kostnader eller öka intäkterna?
Vi har gjort rejäla minskningar i budgeten. Alla delar av resan har noggrant analyserats för att de ökade kostnaderna ska påverka avgiften så lite som möjligt. Bland annat kommer vi hålla kostnaderna för förträffar till ett minimum. Men då flygbiljetterna utgör en så stor andel av den totala budgeten är det svårt att kompensera fullt ut för de ökade kostnaderna. Vi har lyckats få betydande externa bidrag, mer än vad vi budgeterat.
Varför måste jag betala mer, kan inte Scouterna stå för den kostnaden?
Vår resa till Världsscoutjamboreen är en gemensam resa där alla vi 2000 personer som deltar delar upplevelsen i världens häftigaste scoutarrangemang. Det innebär att grundförutsättningen för att göra den här typen av arrangemang är att vi solidariskt delar på kostnaden mellan oss. I vanliga fall brukar kostanden vara betydligt lättare att uppskatta. Den här gången har världsläget satt oss i en situation som tyvärr medför att vi måste justera priset. Projektet ska bära sina egna kostnader och de intäkter vi har är i huvudsak deltagaravgifter och externa bidrag.
Hur har arbetet med att boka biljetter gått till? Har Scouterna kompetensen att göra sådana här inköp?
Vi samarbetar med en resebyrå som är utvald efter en omfattande upphandling. I vår ideella projektorganisation finns personer med professionell kompetens från relevanta områden som ansvarar för bland annat budgetering och samarbetet med resebyrån.
När jag kollar på olika flygbokningssajter hittar jag biljetter som är väldigt billiga. Varför kan vi inte boka alla våra biljetter på de priserna?
De billigaste biljetterna som finns att köpa är väldigt få till antalet. Det finns helt enkelt in så många biljetter att det räcker till alla 2000 scouter som ska till Korea till de låga priserna. Vi har direktkontakt med flygbolagen via vår resebyrå för att få så bra priser som bara går på biljetterna.
Priserna för en flygbiljett varierar väldigt mycket. I ett och samma flygplan kan det åka med personer som bara betalat några enstaka tusenlappar, några som betalar minst 20 gånger mer än så. De allra flesta betalar någonstans mitt i mellan. Snittpriset för en flygbiljett är alltså högre än de lägsta priser som går att få fram på en bokningssajt. Det märks när man ska köpa väldigt många biljetter.
Flygbolagens priser ökar också när många är intresserade av samma biljetter. Eftersom det råder kapacitetsbrist i flygbranchen som en följd av kriget i Ukraina och Coronapandemi blir det extra påtagligt den här gången.
När vi har budgeterat för resan till Korea har vi räknat på ett snittpris för alla biljetter och lagt på en ordentlig säkerhetsmarginal. Det har vi gjort utifrån den omfattande erfarenhet som finns hos både Scouterna och resebyrån vi jobbar med. Tyvärr har priserna vi får från flygbolagen trotts det visat sig vara påtagligt högre än så.
Det här blir för dyrt för mig. Vad gör jag?
Det finns flera olika fonder du kan ta hjälp av. Se vår sida som tipsar om lämpliga fonder.
Vad händer om jag inte vill följa med?
Du har möjlighet att fram tom 9 oktober kliva av. Inga ytterligare kostnader kommer då att faktureras dig. Tyvärr har vi i dagsläget inte möjlighet att återbetala anmälningsavgiften på 3000kr som tidigare fakturerats då det täcker redan existerande kostnader. Hur du gör finns det information om i mailet som gått ut.
Hur blir det med profilpaketet?
Profilpaketet precis som alla andra delar i projektet behöver anpassas till rådande budgetläge. Exakt vad det innebär och vad paketet kommer att innehålla vet vi inte ännu. Det är olika innehåll på varje Världsscoutjamboree.